Het opzetten, bijhouden en verwerken van de administratie. Welke ondernemer krijgt daar geen hoofdpijn van? Dit artikel gaat over hoe u als ondernemer een efficiënte en effectieve administratie kunt opzetten.
Administratieproces
Administratie is een breed begrip. Administreren wordt ook wel gezien als het ‘systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen van de onderneming en het afleggen van verantwoording daarover. Administratie wil in veel gevallen zeggen: kantoorwerk in de breedste zin van het woord. Het effectief en efficiënt opzetten van de administratie begint bij het inzien dat het administratieproces altijd uit drie onderdelen bestaat:
- Structureren van informatie (raamwerk)
- Koppelen van de verschillende informatie stromen (analyse)
- Onderhoudt van informatie
Onderdelen van een administratie
Het voeren van een administratie gebeurt echter wel op vele verschillende manieren. Iedere branche en onderneming heeft haar eigen specifieke wensen en eisen. De meest gebruikte onderdelen hierin zijn:
- Financiële Administratie
- Loonadministratie
- Projectadministratie
- Archivering
- Urenregistratie
- Relatiebeheer
- Taakbeheer
Zoals uit bovenstaande lijst te zien is, bestaat de administratie dus niet alleen uit het onderhouden van uw boekhouding.
De uitdaging hierin is om deze verschillende onderdelen niet los van elkaar te zien.
Ondanks dat dit logisch klinkt wordt dit in 80 procent van de gevallen niet gedaan. Dit heeft te maken met het feit dat de verantwoordelijkheden binnen een organisatie wel verschillen. Zo heeft de boekhouder de zeggenschap over de financiële administratie en de account manager over het relatiebeheer. Elke medewerker is uiteindelijk verantwoordelijk voor een klein onderdeel van de administratie.
De grootste valkuil is dat er vervolgens geen eenzijdigheid is in de opzet en het bijhouden van de administratie. Er worden bijvoorbeeld verschillende systemen gebruikt voor de verschillende oplossingen en op elk een andere wijze.
Gevolgen
- Er kunnen geen koppelingen gemaakt worden tussen de informatie stromen
Als er bijvoorbeeld in excel de uren worden bijgehouden, er een apart relatiebeheer systeem is en een apart boekhoudsysteem, kan er geen klantwaarde makkelijk worden bepaald. Dit zal dan weer moeten via een ingewikkelde berekening dat veel geld en tijd kost. - Er moeten onnodige handelingen verricht worden
Wanneer er met verschillende systemen gewerkt wordt, moeten dezelfde waardes twee keer erin worden gezet. Zoals de naam, e-mail adres en adres van de klant / contactpersoon. - Er moet ingespeeld worden op verschillende systemen.
Aangezien elke medewerker binnen een organisatie verantwoordelijk is voor de gedeelte van een administratie kan het zo zijn dat deze verantwoordelijkheid met twee onderdelen te maken heeft zoals urenregistratie en relatiebeheer. Als deze twee onderdelen gesplitst zijn in twee verschillende systemen zal de medewerker tijd moeten steken in het goed onderhouden van beide systemen en moet hij of zij elke keer schakelen in het gebruik ervan. Dit hele proces kost onnodig veel tijd en kan u als ondernemer veel ergernis en tijd kosten - Er kunnen sneller fouten ontstaan dat uitwerking kan hebben op de klanten en andere belanghebbende
Als er geen eenzijdigheid heerst in de administratie dan is de kans op fouten groot. Er moeten namelijk veel meer handelingen verricht worden om de juiste gegevens bij elkaar te krijgen.
Stappenplan effectieve en efficiënte administratie
Zoals er eerder in dit artikel werd vermeld, heeft iedere branche en onderneming specifieke wensen en eisen aan een administratie. Het juist inrichten conform de eisen en wensen van de branche en de onderneming verdient daarom veel aandacht.
Stap 1: Administratieve stappen tussen contactmoment en eindbalans
Een hulpmiddel hierbij is na te gaan welke administratieve stappen er zitten tussen een contactmoment met een belanghebbende en de eindbalans. Daarmee moet onderscheid gemaakt worden welke onderdelen noodzakelijk zijn voor een goede administratie en welke onderdelen minder noodzakelijk zijn.
Een voorbeeld van een dergelijk administratieproces kan er als volgt uitzien:
Contactmoment potentiële klant → gegevens invoeren → nieuwsbrieven versturen → communiceren met medewerkers wie deze gaat opvolgen → taken aanmaken → koppelen aan medewerker → afspraak met potentiële klant → urenregistratie medewerker en eventueel rittenkaart → offerte opstellen → klant heeft toegezegd → factuur aanmaken → product verzonden → voorraad aanpassen → producten inkopen → in boekhouding verwerken.
Stap 2: Planning en prioritering inrichten van administratie
Wanneer u een dergelijk proces inzichtelijk heeft gemaakt dient u duidelijk te maken welke onderdelen u minimaal moet administreren, welke u in de nabije toekomst wilt administreren en welke onderdelen goed zijn om te administreren maar niet noodzakelijk zijn.
De tweede stap is het bepalen wat u uiteindelijk allemaal volgens dit proces te weten wilt komen. Als bijvoorbeeld declaratie in uw organisatie een belangrijk punt is dan is de koppeling tussen urenregistratie, klant en pesoneelslid belangrijk. Dit proces moet dan ook zoveel mogelijk geautomatiseerd zijn.
Stap 3: Bepalen van onderhoud van de administratie
De laatste stap is om vervolgens te bepalen op welke manier u de beschreven stappen (van contactmoment tot eindbalans) wilt onderhouden, wie de verschillende onderdelen gaan onderhouden en wat ze wel en niet zouden mogen zien.
Aan de hand van de voorgaande informatie bepaald u vervolgens wat voor soort administratie systeem u hierbij gaat gebruiken.