De kennisbank wordt gebruikt om gevoelige informatie op te slaan waartoe niet iedereen toegang heeft.  Met een kennisbank voor het hele bedrijf heeft elke account toegang tot de opgeslagen informatie. Denk hierbij aan inloggegevens van speciale sites of instructies over het instellen van de mail in Microsoft Outlook.

Om het zoeken in de kennisbanken gemakkelijk te maken wordt automatisch gesorteerd op alfabet. Houd hier rekening mee met het benoemen van de informatie.